Contrat de sous-traitance

Article 28 du RGPD — annexe aux conditions générales de vente

À faire relire par un juriste avant publication. Ce document est un projet de travail. Les informations factuelles sont renseignées : hébergeur du serveur (IONOS, France ; sauvegardes à Francfort), liste des sous-traitants ultérieurs, et mécanismes de transfert invoqués pour ceux établis hors Union européenne.

Quatre points appellent la confirmation du juriste :

Les mécanismes de transfert hors UE (clauses contractuelles types, Data Privacy Framework) sont ceux annoncés publiquement par Anthropic et GitHub. Ils doivent être vérifiés contre les contrats réellement souscrits.
Le périmètre professionnel des CGV. Le service est désormais déclaré réservé aux professionnels, ce qui écarte l'obligation de médiation de la consommation et le droit de rétractation. À confirmer, notamment au regard de l'article L. 221-3 du code de la consommation (contrats conclus hors établissement avec un professionnel de cinq salariés au plus, hors de son activité principale).
Le plafond de responsabilité fixé aux sommes versées sur les douze derniers mois (article 8 des CGV), et son articulation avec les responsabilités propres au sous-traitant au sens de l'article 82 du RGPD.
La durée de conservation de 24 mois après la fin de l'abonnement, sa justification et son articulation avec l'obligation de restitution ou de suppression des données en fin de contrat.

1. Qui fait quoi

Quand vous saisissez dans les applications TEAM OP les données de vos clients, de vos salariés ou de vos interventions, c'est vous qui décidez pourquoi et comment elles sont traitées. Vous êtes donc responsable de traitement, et TEAM OP — Justin Biret, entrepreneur individuel, SIREN 107 995 011 (SIRET en cours d'attribution) — agit comme votre sous-traitant.

Cette distinction n'est pas rhétorique : elle détermine qui répond devant la CNIL et devant les personnes concernées. Les données de votre propre compte (nom, e-mail, facturation) relèvent d'un régime différent, décrit dans les mentions légales.

2. Objet, durée et nature du traitement

Objet — fournir la suite logicielle TEAM OP : gestion des interventions, des clients, des devis et de la messagerie professionnelle.

Durée — celle de votre abonnement ; vos données peuvent être supprimées après 24 mois sans abonnement (article 5 des conditions générales de vente).

Nature des opérations — collecte, enregistrement, structuration, conservation, consultation, export et suppression.

Catégories de personnes concernées

Vos clients et prospects
Vos salariés et intervenants
Vos contacts professionnels

Catégories de données

Identification — nom, raison sociale, adresse postale, téléphone, courriel
Activité — interventions, incidents, devis, factures, échanges de messages
Contenus libres — notes et pièces jointes que vous saisissez
Connexion — l'identifiant, le prénom et le nom de vos salariés utilisateurs, déposés sur nos serveurs pour permettre la connexion et vous assister ; jamais leurs mots de passe (seule une empreinte irréversible est conservée)

TEAM OP ne demande ni ne prévoit de traiter des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (santé, opinions, biométrie). Si vous en saisissez dans les champs libres, vous en restez seul responsable.

3. Nos engagements

N'agir que sur vos instructions. Nous ne traitons vos données à aucune autre fin. Si une instruction nous paraît contraire au RGPD, nous vous en informons.
Ne jamais vendre ni céder vos données, ni les utiliser pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
Garantir la confidentialité : seules les personnes qui en ont besoin pour la maintenance y accèdent, sous obligation de confidentialité.
Vous assister lorsqu'une personne exerce ses droits (accès, rectification, effacement, portabilité), et pour vos analyses d'impact si vous en menez une.
Vous notifier toute violation de données sans délai injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les éléments dont nous disposons — c'est vous qui déclarez ensuite à la CNIL dans les 72 heures.
Vous restituer ou détruire vos données en fin de contrat, à votre choix, dans les conditions de l'article 5 des CGV.
Tenir un registre des traitements effectués pour votre compte et vous le communiquer sur demande.

Mesures de sécurité

Chiffrement des données au repos (AES-256) et en transit (TLS)
Cloisonnement : un espace de données isolé par entreprise
Authentification par jeton et contrôle d'accès par rôle
Limitation du débit des requêtes et journalisation des accès sensibles
Sauvegardes régulières et surveillance automatique de la disponibilité

4. Vos engagements

Ne saisir que des données que vous avez le droit de traiter, et informer les personnes concernées
Documenter vos instructions, et nous signaler tout changement
Veiller aux droits d'accès que vous accordez à vos propres utilisateurs
Répondre aux demandes d'exercice de droits qui vous parviennent — nous vous y aidons, mais la réponse vous appartient

5. Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez TEAM OP à recourir aux prestataires ci-dessous. Toute addition ou remplacement vous sera notifié 30 jours à l'avance par courriel ; vous pourrez vous y opposer et, à défaut d'accord, résilier sans frais.

Prestataire	Rôle	Données confiées	Localisation
IONOS SE	Serveur et base de données des applications TeamOP (OP GESTION et OP MESSAGES) ; sauvegardes	Toutes les données saisies dans les applications ; boîtes mail connectées à l'application (mot de passe d'application conservé chiffré) et courriels relevés ou envoyés ; incidents, devis, journaux techniques ; sauvegardes chiffrées de l'ensemble	Serveur : France — sauvegardes : Allemagne (Francfort) — UE
Google Ireland Ltd (Firebase)	Stockage des applications — pour OP GESTION, copie de retour arrière ; pour OP MESSAGES, stockage tant qu'il n'a pas son propre serveur	OP GESTION : les données telles qu'au jour de leur passage sur le serveur TeamOP, figées : plus aucune donnée nouvelle n'y est envoyée. Conservées 30 jours pour pouvoir revenir en arrière, puis supprimées. OP MESSAGES : stockage tant qu'il n'a pas son propre serveur (qui tourne sur le même serveur que l'API de TEAM OP).	Irlande — UE
Stripe Payments Europe Ltd	Encaissement des abonnements	Identité et coordonnées de facturation du client TEAM OP — aucune donnée de vos propres clients	Irlande — UE
Anthropic PBC	Assistant de rédaction de devis (en conversation, ou « Devis IA » rapide) ; traduction d'un e-mail (bouton « Traduire en français » d'OP Courrier)	Assistant en conversation : le fil de la conversation, le nom des sociétés émettrices et, pour les 60 premiers clients visibles par l'utilisateur, leur nom, adresse et ville. « Devis IA » rapide : le texte de la demande, et lui seul. Traduction : le texte de l'e-mail ouvert, tel quel (adresses électroniques et numéros de téléphone compris), et lui seul, seulement quand vous touchez « Traduire » (100 par jour et par entreprise au plus). Transmission ponctuelle, sans conservation par nos soins.	États-Unis
Anthropic PBC	Agents internes de TEAM OP (console d'administration, réservée à l'éditeur)	Dans la conversation avec l'éditeur : le message qu'il écrit à un agent, avec toute adresse électronique retirée, et des faits fermés sur les dossiers cités (numéro de dossier, état de l'abonnement, formule et, pour l'agent de facturation, le statut, le montant en euros et le jour, le mois et l'année d'émission des trois dernières factures du dossier). Jamais le nom, l'adresse, le téléphone ni les notes d'un client, jamais le contenu de vos propres données. Dans la messagerie de l'équipe et ses réunions : les derniers messages du fil (ceux de l'éditeur et des agents), les consignes que l'éditeur confie à l'équipe, les objectifs et les leçons des réunions — adresses électroniques et numéros de téléphone retirés. Pour préparer une réponse, que l'éditeur relit avant l'envoi ou, quand il a autorisé l'envoi automatique, qu'un contrôle qualité vérifie avant qu'elle parte (les textes ci-dessous sont alors relus par un second appel) : · inscription sur teamop.fr ou demande d'application (le courriel n'est préparé qu'une fois votre adresse confirmée) : le nom de l'entreprise, son métier, le nombre d'utilisateurs et la formule demandés, et le besoin décrit — un champ libre : ce que vous y écrivez est transmis, adresses électroniques et numéros de téléphone retirés. Jamais l'adresse électronique, le téléphone, le prénom ni le nom de la personne qui s'inscrit ; · courriel reçu par TEAM OP : l'objet et le texte du message sont transmis tel quel, signature comprise (prénom, nom, société, adresse postale éventuels) ; seuls les adresses électroniques et les numéros de téléphone en sont retirés. L'adresse de l'expéditeur et le nom lu dans l'en-tête du message ne sont pas transmis ; · réponse d'un prospect à notre courriel, pour préparer la proposition qui lui est faite : même traitement qu'un courriel reçu ; · recherche sur le web, pour que le premier courriel parle de l'activité réelle de l'entreprise : le nom de l'entreprise et le métier qu'elle a indiqué, rien d'autre — jamais le nom d'une personne (sauf lorsque l'entreprise porte elle-même ce nom, comme une entreprise individuelle : c'est alors son nom d'entreprise qui est transmis), une adresse électronique ni un téléphone ; la recherche est faite par le service d'Anthropic ; · base de connaissances de l'équipe (l'assistant « Louis », que l'éditeur relit et valide) : le texte d'une question posée par un client à laquelle l'équipe n'a pas su répondre (tel quel, signature comprise, seuls les adresses électroniques et les numéros de téléphone en sont retirés) et, quand l'éditeur corrige un de nos courriels, le texte de ce courriel avant et après sa correction — il peut contenir le nom de l'entreprise destinataire et une partie de la réponse qu'elle nous a faite. Chaque entrée proposée est relue par l'éditeur avant d'être utilisée. · quand l'éditeur allume le « travail » des agents (réglage de l'éditeur, éteint tant qu'il ne l'a pas décidé), les agents de courrier, d'accueil et de facturation lisent le dossier avant d'écrire, et leur relecture qualité est plus complète. Il part alors en plus : le message reçu en entier (jusqu'à 12 000 signes au lieu de 6 000, signature et messages cités compris ; adresses électroniques et numéros de téléphone retirés) ; pour chacun des trois derniers courriels que nous avons envoyés à la même adresse, son objet et ses 700 premiers signes, et les objets des cinq derniers ; l'état du dossier, en faits fermés, seulement quand l'expéditeur est authentifié par notre réception : le numéro de dossier, l'ancienneté de l'inscription en jours, la formule, l'existence de l'espace, l'état du paiement (payé, impayé, aucun ou inconnu), les demandes d'application (application, formule, statut) et ce que l'équipe a déjà fait pour ce dossier (type de tâche, état, une phrase de résumé) ; pour une question de facture, le numéro, le montant en euros et la date d'émission de la facture en attente, s'il y en a une. Pour la relance d'un impayé, la facturation reçoit en plus le nom de l'entreprise cliente (pour une entreprise individuelle, ce nom peut être celui d'une personne), le numéro, le montant et la date d'émission de la facture, et son ancienneté en jours. Le courriel rédigé et le message reçu sont aussi relus par un second appel qui les note. Jamais : une pièce jointe, un mot de passe, une donnée bancaire (numéro de carte, IBAN), l'adresse électronique ni le téléphone de la personne ; mais le texte du message est transmis tel quel : si son auteur y écrit lui-même un mot de passe ou des coordonnées bancaires, ils partent avec le reste ; Jamais les notes. Pour surveiller la plateforme, suivre les incidents et tenir le point du matin : des nombres et des noms de règles de surveillance que nous avons écrites (combien d'erreurs, depuis combien de minutes), jamais le texte d'une erreur remontée par une application ni le nom d'une entreprise (ce texte ne part que par les deux gestes de l'éditeur décrits dans la ligne suivante). Pour répartir le travail entre agents, et pour départager deux agents qui se répondent sans conclure : le texte des consignes en cours entre agents, écrites par l'éditeur ou par un agent, et les derniers messages de leur échange. Adresses électroniques et numéros de téléphone retirés, mais pas les noms : une consigne qui cite un client peut le nommer. Trois appels par jour au plus pour chacun. Transmission ponctuelle, sans conservation par nos soins.	États-Unis
Anthropic PBC	Analyse d'un incident technique (console d'administration : « Expliquer la cause » et « Proposer un correctif », à la demande de l'éditeur seul)	Le message d'erreur d'un incident remonté par une application, sa trace, l'écran ouvert et un extrait du code de l'application autour de la ligne en cause (le code de TEAM OP, sans donnée de client) ; adresses électroniques et numéros de téléphone retirés, mais pas les noms que le texte d'une erreur peut citer. Jamais le nom d'une entreprise ni le contenu des données saisies, sauf s'il figure dans le texte même de l'erreur. Transmission ponctuelle, sans conservation par nos soins.	États-Unis
GitHub, Inc.	Hébergement du site vitrine	Aucune donnée applicative	États-Unis

Transferts hors Union européenne

Anthropic PBC et GitHub, Inc. sont établis aux États-Unis. Chacun de ces transferts est encadré :

Anthropic PBC — clauses contractuelles types de la Commission européenne, modules 2 et 3 de la décision d'exécution (UE) 2021/914. Elles sont incorporées automatiquement à l'acceptation des conditions commerciales, sans document séparé à signer. Anthropic adhère par ailleurs au cadre de protection des données UE–États-Unis.
GitHub, Inc. — auto-certification au cadre de protection des données UE–États-Unis, complétée par les clauses contractuelles types pour les transferts hors Union européenne.

Ces mécanismes proviennent des engagements publiés par les deux prestataires ; ils doivent être confirmés par le juriste au regard des contrats effectivement souscrits, et revérifiés à chaque changement d'offre.

Les données transmises à Anthropic ne servent pas à entraîner ses modèles, selon ses conditions commerciales applicables à l'API.

Si vous ne souhaitez pas que les données de vos clients soient transmises à Anthropic, n'utilisez ni l'assistant de devis ni « Traduire en français » : le reste de la suite fonctionne sans eux.

6. Audit

Vous pouvez demander une fois par an, moyennant un préavis raisonnable, les éléments démontrant le respect de ces engagements. Un audit sur place reste possible s'il est justifié, dans des conditions convenues entre nous et sans compromettre la confidentialité des autres clients.

7. Contact

Toute question relative à ce contrat : contact@teamop.fr.
TEAM OP n'a pas désigné de délégué à la protection des données ; cette désignation n'est pas obligatoire au regard de son activité et de sa taille.