Registre des traitements

Article 30.2 du RGPD — traitements effectués par TEAM OP pour le compte de ses clients · version du 25 octobre 2026

À faire relire par un juriste avant publication. Ce registre est tenu par TEAM OP en qualité de sous-traitant, comme le promet l'article 3 du contrat de sous-traitance. Il décrit l'état des applications à partir du passage de leurs données sur le serveur TEAM OP. Deux points appellent une décision :

Les sauvegardes et la fin de contrat. Une donnée supprimée de l'application disparaît des sauvegardes au terme de leur rotation (30 copies quotidiennes, 24 copies mensuelles), soit au plus 24 mois. L'articulation avec l'engagement de restitution ou de destruction en fin de contrat est à confirmer.
La durée de conservation après la fin d'un abonnement : les données peuvent être supprimées après 24 mois sans abonnement (conditions générales, article 5). Le décompte est tenu par le serveur ; la suppression au terme n'est pas automatique, et aucun courriel de préavis n'est envoyé.

1. Le sous-traitant et les responsables de traitement

Sous-traitant — TEAM OP, Justin Biret, entrepreneur individuel, SIREN 107 995 011 (SIRET en cours d'attribution), 10 rue de la Gravière, 17220 Salles-sur-Mer, France · contact@teamop.fr. TEAM OP n'a pas désigné de délégué à la protection des données.

Responsables de traitement — chaque entreprise cliente abonnée aux applications TeamOP, pour les données de son propre espace. La liste nominative des clients est tenue par TEAM OP et n'est pas publiée : chaque client obtient, sur demande, l'extrait qui le concerne.

2. Catégories de traitements effectués pour le compte des clients

Traitement	Données	Personnes concernées
Hébergement et synchronisation des données de l'application entre les appareils de l'équipe	Clients et sites, interventions, plannings, stocks, documents (rapports, devis, factures, bons de commande), photos et plans, messages internes ; comptes des salariés (identifiant, prénom, nom — jamais le mot de passe, seulement une empreinte)	Clients et prospects du client, ses salariés et intervenants, ses contacts
Envoi de documents par courriel au nom de l'entreprise	Adresse du destinataire, document envoyé	Clients du client
Relevé des boîtes mail que l'entreprise connecte à l'application	Adresse et mot de passe d'application de la boîte (conservé chiffré sur le serveur, AES-256-GCM, avec la clé maître du serveur), courriels reçus en réponse	Salariés du client, ses correspondants
Notifications aux appareils de l'équipe	Abonnement de notification de l'appareil, texte de la notification	Salariés du client
Assistant de rédaction de devis — seulement si l'entreprise s'en sert	Assistant en conversation : le fil de la conversation, le nom des sociétés émettrices et, pour les 60 premiers clients visibles par l'utilisateur, leur nom, adresse et ville. « Devis IA » rapide : le texte de la demande seul	Clients du client
Traduction d'un e-mail du Courrier (« Traduire en français ») — au seul geste de l'utilisateur, 100 par jour et par entreprise au plus	Le texte de l'e-mail ouvert, tel quel (adresses électroniques et numéros de téléphone compris)	Clients du client, ses correspondants
Sauvegarde de l'ensemble, chaque nuit	Toutes les données ci-dessus, dans une archive chiffrée	Toutes les personnes ci-dessus
Support et maintenance	Les données nécessaires à la résolution d'un incident signalé	Toutes les personnes ci-dessus

Aucune donnée n'est utilisée à une autre fin que le fonctionnement du service : ni vente, ni cession, ni publicité, ni entraînement de modèles d'intelligence artificielle.

3. Sous-traitants ultérieurs et transferts hors Union européenne

Prestataire	Rôle	Localisation
IONOS SE	Serveur et base de données des applications (OP GESTION et OP MESSAGES, sur le même serveur) ; sauvegardes	Serveur : France — sauvegardes : Allemagne (Francfort) — UE
Google Ireland Ltd (Firebase)	Pour OP GESTION, ancien stockage — copie figée conservée 30 jours après le passage sur le serveur TeamOP, puis supprimée ; pour OP MESSAGES, stockage tant qu'il n'a pas son propre serveur	Irlande — UE
Anthropic PBC	Assistant de rédaction de devis (en conversation ou « Devis IA » rapide) : le fil de la conversation, le nom des sociétés émettrices, nom, adresse et ville des 60 premiers clients visibles par l'utilisateur, ou le seul texte de la demande ; traduction d'un e-mail ouvert dans OP Courrier, au geste (« Traduire en français »), 100 par jour et par entreprise au plus : le texte de cet e-mail seulement, tel quel (adresses électroniques et numéros compris) ; rien n'est conservé	États-Unis
Anthropic PBC	Agents internes de TEAM OP (console d'administration, réservée à l'éditeur) : conversation avec l'éditeur (le message qu'il écrit à un agent, toute adresse électronique retirée, et des faits fermés sur les dossiers qu'il cite : numéro de dossier, état de l'abonnement, formule, et pour l'agent de facturation le statut, le montant en euros et le jour, le mois et l'année d'émission des trois dernières factures du dossier — jamais le nom, l'adresse, le téléphone ni les notes), messagerie de l'équipe (derniers messages du fil, consignes confiées à l'équipe, objectifs et leçons des réunions, adresses électroniques et numéros de téléphone retirés), et préparation d'une réponse qu'il relit avant l'envoi ou, quand il a autorisé l'envoi automatique, qu'un contrôle qualité vérifie avant qu'elle parte — pour une inscription ou une demande d'application (adresse confirmée) : le nom de l'entreprise, son métier, le nombre d'utilisateurs et la formule demandés, le besoin décrit (champ libre, adresses électroniques et numéros de téléphone retirés), jamais l'adresse, le téléphone, le prénom ni le nom de la personne ; pour un courriel reçu : son objet et son texte tel quel, signature comprise (prénom, nom, société et adresse postale éventuels), seuls les adresses électroniques et les numéros de téléphone en étant retirés, sans l'adresse ni le nom de l'expéditeur lus dans l'en-tête ; pour la réponse d'un prospect à notre courriel, le même traitement ; pour une recherche sur le web, le nom de l'entreprise et le métier indiqué seulement, jamais le nom d'une personne (sauf lorsque l'entreprise porte elle-même ce nom, comme une entreprise individuelle : c'est alors son nom d'entreprise qui est transmis), une adresse électronique ni un téléphone ; pour la base de connaissances de l'équipe (assistant « Louis », relue et validée par l'éditeur), le texte d'une question de client restée sans réponse (tel quel, signature comprise, adresses électroniques et numéros de téléphone retirés) et, quand l'éditeur corrige un de nos courriels, le texte de ce courriel avant et après correction (il peut contenir le nom de l'entreprise destinataire et une partie de sa réponse) ; pour surveiller la plateforme, suivre les incidents et tenir le point du matin : des nombres et des noms de règles de surveillance, jamais le texte d'une erreur remontée par une application ni le nom d'une entreprise ; pour répartir le travail entre agents et départager deux agents : le texte des consignes en cours et les derniers messages de leur échange, adresses électroniques et numéros de téléphone retirés, mais pas les noms; jamais les notes ; transmission ponctuelle, à chaque préparation	États-Unis
Anthropic PBC	Analyse d'un incident technique (console d'administration : « Expliquer la cause » et « Proposer un correctif », à la demande de l'éditeur seul) : le message d'erreur d'un incident remonté par une application, sa trace, l'écran ouvert et un extrait du code de l'application (le code de TEAM OP, sans donnée de client), adresses électroniques et numéros de téléphone retirés, mais pas les noms que le texte d'une erreur peut citer ; aucune donnée n'est jointe à l'incident ; rien n'est conservé	États-Unis
IGN — Institut national de l'information géographique et forestière (Géoplateforme)	Calcul d'un trajet dans OP MESSAGES (l'heure à laquelle partir à un rendez-vous ou à une réunion) : le lieu du rendez-vous ou de la réunion tel qu'il est écrit, et le point de départ (une adresse — Domicile ou Travail compris —, ou une position arrondie à une dizaine de mètres) — jamais le nom ni l'identifiant de la personne ; rien n'est conservé à cette occasion	France — UE

Transfert hors Union européenne : Anthropic PBC, lors de chaque utilisation de l'assistant de devis, de la traduction d'un e-mail, de la préparation d'une réponse par un agent interne ou de l'analyse d'un incident — clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914) et cadre de protection des données UE–États-Unis, à confirmer par le juriste au regard du contrat souscrit. Les données transmises à Anthropic ne servent pas à entraîner ses modèles, selon ses conditions commerciales applicables à l'API. Le reste du service fonctionne sans l'assistant. Stripe (paiement des abonnements) et GitHub (site vitrine) ne reçoivent aucune donnée des clients de nos clients.

4. Mesures de sécurité

Données de l'application (le document de chaque équipe, les photos et les plans) chiffrées (AES-256) par l'appareil avant leur envoi, transmises en HTTPS, conservées chiffrées sur le serveur
Sauvegarde chaque nuit dans une archive chiffrée (AES-256-GCM), relue après dépôt ; 30 copies quotidiennes et 24 mensuelles ; restauration éprouvée
Cloisonnement : un espace de données par entreprise, ouvert par la preuve de sa clé
Boîtes mail connectées : le mot de passe d'application de chaque boîte est conservé chiffré sur le serveur (AES-256-GCM, clé maître du serveur, hors du dossier des données)
Comptes : mots de passe jamais transmis ni conservés en clair (empreinte dérivée, PBKDF2 à 120 000 tours) ; liens de réinitialisation à usage unique et à durée limitée
Contrôle d'accès par rôle dans l'application, et par rôle dans la console d'administration
Limitation du débit des requêtes, journalisation des accès sensibles, surveillance automatique de la disponibilité et de la sauvegarde, toutes les heures
Aucune donnée personnelle dans les journaux techniques

5. Durées de conservation

Pendant l'abonnement ; les données peuvent être supprimées après 24 mois sans abonnement (conditions générales, article 5), et aucune suppression n'a lieu en cas de changement d'offre, de résiliation ou d'impayé. Les sauvegardes suivent leur propre rotation (section 4). Pour OP GESTION, la copie figée conservée chez Google Ireland Ltd est supprimée 30 jours après le passage des données sur le serveur TeamOP ; pour OP MESSAGES, le stockage chez Google dure tant qu'il n'a pas son propre serveur.

6. Pour mémoire — traitements dont TEAM OP est lui-même responsable

Ils ne relèvent pas de la sous-traitance, et sont décrits dans la politique de confidentialité : les comptes de l'espace client (adresse e-mail, prénom, nom, entreprise, empreinte du mot de passe), le dossier d'abonnement et la conversation avec l'équipe TEAM OP, la facturation des abonnements (Stripe), la console d'administration, et, dans OP MESSAGES, l'heure de départ d'un rendez-vous ou d'une réunion (le trajet que l'utilisateur choisit de calculer, conservé chiffré avec le rendez-vous ou son invitation jusqu'à ce qu'il le retire).

Dans OP MESSAGES encore, l'invité sans compte : la personne (par exemple un client) qui rejoint une réunion par le lien « Invité (sans compte) » de l'organisateur, sans créer de compte ni installer d'application. Elle tape son nom et, si elle le souhaite, son entreprise ; ces deux informations sont conservées chiffrées, ne servent qu'à la salle (l'organisateur voit « Paul — Plomberie Durand » à la porte et décide de la faire entrer), et ne figurent à aucun autre endroit qu'au rapport de présence de la réunion, que seul l'organisateur lit. Ils sont EFFACÉS 30 jours après la fin de la réunion (l'historique des appels, lui, est conservé 180 jours), ou plus tôt si l'organisateur supprime la réunion. L'écran où la personne tape son nom lui indique le responsable du traitement (TEAM OP), la finalité, cette durée, ses droits d'accès et d'effacement (contact@teamop.fr) et renvoie à la politique de confidentialité. Aucun compte, aucun contact, aucune conversation ni notification n'est créé pour elle ; sa session est coupée à la fin de la réunion et le lien cesse de fonctionner.

La mesure d'audience du site teamop.fr relève aussi de TEAM OP seul, et ne touche aucune donnée des applications ni des clients de nos clients :

Mesure sans cookie, sur notre serveur (IONOS SE, France) : à chaque page vue du site, la page consultée, le nom de domaine du site d'où vient le visiteur, les paramètres de campagne de l'adresse et la largeur de l'écran. Seuls des totaux par jour sont enregistrés ; ni adresse IP (utilisée en mémoire seulement, contre les abus, jamais écrite), ni identifiant, ni cookie, aucun recoupement avec un autre traitement. Un navigateur réglé sur « ne pas me suivre » (Do Not Track ou Global Privacy Control) n'est pas compté. Conservation : 25 mois au plus. Base : intérêt légitime, dans les conditions où la CNIL dispense ces outils de consentement.
Google Analytics (Google Ireland Limited, Irlande — UE ; Google LLC peut y accéder depuis les États-Unis, cadre de protection des données UE–États-Unis) : chargé seulement si le visiteur l'accepte dans le bandeau du site ; sans accord, aucun cookie de mesure n'est déposé. Le choix est conservé six mois et se modifie par le lien « Gestion des cookies » en bas des pages. Base : consentement.

La prospection commerciale de TEAM OP auprès d'entreprises françaises relève aussi de TEAM OP seul. Elle est préparée par Pauline, assistante de TEAM OP (un outil automatique installé sur l'ordinateur de l'éditeur), et chaque courriel le dit sous sa signature :

Données : nom, ville et métier de l'entreprise, adresse électronique professionnelle et, s'il est public, le nom du contact ; les courriels envoyés et les réponses reçues. Personnes concernées : des entreprises et leurs interlocuteurs, dans leur fonction professionnelle. Base : intérêt légitime (prospection entre professionnels, en rapport avec l'activité de la personne) ; chaque courriel offre de ne plus être contacté, et ce refus est respecté.
Relevé sur notre serveur (IONOS SE, France) : un relevé de cette activité est transmis au serveur pour la console d'administration, réservée à l'éditeur. Il est chiffré et conservé 90 jours au plus ; il n'est ni vendu, ni prêté, ni recoupé avec les données des applications.